5 Tips, wie Sie Ihren Arbeitsstress reduzieren

1. Reduzieren Sie Meetings

Meetings und Besprechungen sind immer noch einer der größten Produktivitätskiller im Arbeitsalltag. Je nach Unternehmenskultur sind Meetings mehr oder weniger „Lagerfeuer der Neuzeit“: Man holt sich eine Tasse Kaffee und redet ein bisschen. Niemand moderiert, strukturiert, protokolliert oder verteilt und überwacht die ToDos.

Als Faustformel gilt: Wer mehr als 30% seiner Arbeitszeit in Meetings verbringt, macht etwas verkehrt. Wie schaffen Sie es nun, Meetings zu reduzieren?

  1. Sie sagen Meetings generell ab. Dies ist die drastische Methode. Da sich das nicht jeder traut, gibt es noch eine weitere Möglichkeit:
  2. Sie fragen denjenigen, der Sie ins Meetings einlädt, schlicht zwei Punkte: 1. Was ist das Ziel des Meetings? Und 2. Was soll ich dabei? Wenn er oder sie mindestens eine der beiden Fragen nicht befriedigend beantowrten kann, lehnen Sie höfllich ab unter dem Hinweis, dass sich die Arbeit bei Ihnen stapelt und Sie lieber produktiv tätgi sind.

2. Kontrollieren Sie Ihr E-Mail-Verhalten

In unserer kommunikativen Zeit sind wir süchtig nach Ansprache geworden, nach dem akustischen „Ping“, welches verrät, dass wir wieder ein Mail bekommen haben. Wir sehen das als interessante Ablenkung – bis zu dem Punkt, an dem wir davon nur noch genervt sind. Daher zwei Tips:

  1. Wenn Sie nicht konkret Mails checken, schalten Sie nicht nur das akustische Ping ab, sondern gleich komplett Ihr Mailprogramm aus. Warum? Auch wenn wir nicht mehr direkt auf eine neue Mail hingewiesen werden, beschäftigt sich unser Gehirn trotzdem mit dieser möglichen Ablenkungsquelle und ist ständig auf dem Sprung. Erst, wenn das Gehirn weiß, dass aus dieser Ecke nichts kommen kann (eben, indem man das Programm komplett abschaltet), reduzieren Sie den kommunikativen Stress.
  2. Legen Sie feste Zeiten fest, in denen Sie Mails lesen, z.B. um 11, 14 und 17 Uhr. Machen Sie sich klar: Dies ist die reservierte Zeit für diese Art der Kommunikation. Und umgekehrt schalten Sie das Programm zu den übrigen Zeiten ab.

3. Beginnen Sie den Tag mit einer selbstbestimmten Tätigkeit

Viele arbeitende Menschen checken morgens zunächst Ihren Posteingang oder die Ablage, um zu sehen, ob quasi über Nacht etwas angefallen ist. Das jedoch ist Gift für die Motivation, weil ich mich damit umgehend einer fremdgesteuerten Tätigkeit widme. Beispiel Mail: Jemand anders schreibt mir, will etwas von mir, und ich fühle mich gedrängt, sofort zu reagieren. Und dabei habe ich mir noch nicht einmal eine Tasse Kaffee geholt.

Daher: Beginnen Sie den Tag nie mit dem Posteingang, sondern immer mit einer selbstbestimmten, produktiven Tätigkeit. Auch wenn es nur das Ausfüllen eines Dokuments oder einer Excel-Liste oder eine Internet-Recherche ist. Das bringt Ihnen mittelfristig das Gefühl der Steuerung zurück, und Sie fühlen sich nicht schon am Morgen vom Arbeitsstress überwältigt.

4. Klären Sie bei jeder Aufgabe das gewünschte Qualitätsniveau

Dieser Punkt geht an die Perfektionisten unter uns. Wenn der Chef oder ein Kollege mit einer Aufgabe kommt, müssen Sie fragen: „Wie willst du es denn haben: ‚quick & dirty’ oder 100%?“ Das ist nicht trivial. Oft glauben wir, wir müssten etwas zu 100% erledigen, dabei will der andere vielleicht nur einen schnellen Überblick. Daher ist es enorm wichtig, sich zu vergewissen, welches Qualitätsniveau gefragt ist. Denn im realen Arbeitsleben können Sie gar nicht alle Aufgaben zu 100% erledigen.

5. Reservieren Sie für jede Aufgabe einen Zeitabschnitt

Eine der größten Lügen im Arbeitsleben ist der Satz: „Ich mach das mal nebenbei.“ Oder „Machen Sie das bitte, geht ganz schnell.“ Das ist Quatsch. Jede Tätigkeit erfodert ihre eigene Zeit, alles andere endet im Multitasking-Wahn.

Daher: Reservieren Sie für jede Aufgabe, und erscheine Sie Ihnen noch so klein, ein Zeitbudget in Ihrem Terminkalender. Sie dürfen nicht zulassen, dass ein Zeitfenster quasi „überbucht“ wird. In ein Hotelzimmer kann pro Nacht auch nur eine Partei einchecken, nicht zwei oder drei. Da kommt man sich ins Gehege. Mit der Arbeitszeit ist es genauso.

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