Informationsmanagement oder „Atmen Sie, verdammt noch mal!“

Wie lange können Sie die Luft anhalten? Zehn Sekunden? Zwanzig? Wenn Sie Extremsportler und Freitaucher sind, dann vielleicht sogar einige Minuten. Früher oder später jedoch müssen Sie Luft holen. Und zwar nicht kontrolliert, sondern stoßweise. Sie versuchen, soviel Luft wie möglich in Ihre Lungen zu pumpen. Das ist ein völlig normaler Reflex. Der Mensch kann nicht leben, ohne zu atmen. Atmet er nicht, stirbt er.

Informationen sind der Atem des arbeitenden Menschen. Ohne Informationen, ohne Orientierung an Daten, Gesprächen, Notizen, Gesetzen etc. kann der moderne Arbeiter nicht bestehen. Das beschränkt sich nicht nur auf die offensichtlichen „Wissensarbeiter“. Auch Putzkräfte brauchen ihren Einsatzplan oder erhalten ihre Einladung zur Betriebsversammlung mit dem Ablaufplan. Jeder Arbeitnehmer braucht eine Lohnsteuerkarte, jede Firma hat verschiedene Telefonnummern, die bekannt sein müssen.

Nicht mehr sammeln und horten. Sondern auswählen und abwehren

Diese durchaus banalen Beispiele zeigen, wie allgegenwärtig und einflussreich Informationen auf unser (berufliches) Leben sind. Informationen umgeben uns, durchdringen uns, halten die sozialen und beruflichen Funktionen unserer selbst zusammen. Informationen sind ständig präsent, wir müssen sie nur noch abholen: als SMS auf unserem Handy, als Magazin im Kiosk, als Werbeplakat im Straßenverkehr. Der moderne Mensch kann diesen unterschiedlichsten Informationen nicht entkommen. Es sei denn, er kauft sich eine Ferienwohnung in der Äußeren Mongolei und geht nur nachts raus. Alle fünf Jahre verdoppeln (!) wir die verfügbare Information auf unserem Planeten. Würden wir alle jährlich neue produzierten Informationen auf CD pressen und übereinanderstapeln, ergäbe sich eine Strecke von etwa 190.000 Kilometern. Das ist die Hälfte der Entfernung Erde – Mond!

Für die Bereitstellung von Informationen brauchen wir also nicht zu sorgen. Im Gegenteil. Viele Menschen klagen über Reizüberflutung, „überfressen“ sich quasi an Informationen, konsumieren mehr als sie „verdauen“ können. Information overload nennen Psychologen dieses Phänomen: eine kognitive Überlastung des Gehirns findet statt, ein emotionaler Überdruss. Man will nichts mehr sehen, nichts mehr lesen, löscht ungesehen alle E-Mails oder geht nicht mehr ans Telefon. Ein Zustand der Erschöpfung tritt ein; der Mensch will erst verdauen, bevor er neue Informationen zu sich nimmt.

Weil Wahrnehmung automatisiert geschieht, müssen wir willentlich gegensteuern

Wenn wir wahrnehmen, ist die Sache bereits gelaufen. Unsere Sinne funktionieren – evolutionär sehr sinnvoll – vollautomatisch. Wir müssen unsere Augen nicht einschalten. Sobald wir die Augenlider heben, sehen wir – ob wir wollen oder nicht. Genauso sind unsere Ohren immer auf Empfang gestellt. Und wir können sie nicht einmal einklappen. Deshalb ist der Gehörsinn stressanfälliger als der Sehsinn. Wir hören ständig, auch im Schlaf, 24 Stunden am Tag. Das wird übrigens vor allem in „modernen“ Büroarchitekturen zur Belastung. Stichwort Großraumbüro. Auch wenn es der Arbeitgeber mit Stellwänden gut meint und ein paar Topfpflanzen reinstellt: Allein die akustische Belastung ist in Großraumbüros oft so hoch, dass sie sich in den meisten Fällen aus arbeitspsychologischen Gesichtspunkten von selbst verbieten.

Sobald etwas in Reichweite unserer Sinne ist, greifen sie zu. Registrieren, schwingen, nehmen auf, leiten Impulse ans Gehirn weiter, lösen Aktionen oder Emotionen aus, stimulieren die höheren Hirnbereiche, wo es um Problemlösung, Kreativität oder abstrakte Denkprozesse geht. Für unser Arbeitsleben bedeutet das: Da wir die Funktionsweise unserer Sinne nicht reduzieren können, müssen wir die erreichbaren Informationen sorgfältig auswählen. Und genau in dieser Selektion liegt die Herausforderung. Der moderne Arbeiter braucht die Fähigkeit,

  • zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen zu unterscheiden,
  • unwichtige Informationen abzuwehren,
  • wichtige Informationen sinnvoll weiterzuverarbeiten
  • und dabei die modernen Kommunikations- und Informationstechnologien entsprechend einzusetzen.

Ohne diese Fähigkeiten stellt sich bei Menschen früher oder später eine gewisse Ohnmacht ein, eine Hilflosigkeit, die sich beispielsweise im Schlagwort der „E-Mail-Flut“ ausdrückt. Ein Beispiel: Herr Meier, der in einer Behörde arbeitet, fährt in Urlaub. Es gibt eine explizite Vertretungsregelung im Haus, die auch allen bekannt ist. Nach seiner Rückkehr findet Herr Meier auf seinem Diensthandy über 300 SMS vor. Was nun folgt, dürfte vielen Lesern bekannt vorkommen: Natürlich ist es Herrn Meiers erster verständlicher Impuls, alle SMS zu löschen. Doch ebenso klar ist, dass er es nicht tut. Er kann nicht einmal oberflächlich aussieben und nur einen Bruchteil der Kurzmitteilungen lesen, da ja im Text durchaus Wichtiges stehen kann (auch wenn die SMS von jemand stammt, der erfahrungsgemäß auch einmal aus einer Mücke einen Elefanten macht). Das Ende ist bekannt: Herr Meier muss sich trotz eindeutiger Vertretungsregelung und Dienstanweisung nach zwei Wochen Urlaub durch mehrere Hundert SMS wühlen. Seine Motivation ist erst einmal flöten, und zu seiner eigentlichen Arbeit ist er auch nicht gekommen. Alltag in deutschen Büros.

Die „Buffet-Regel“: Man muss nicht alles essen, nur weil es dasteht

Was können Sie tun, um solche Situationen, wenn nicht komplett auszuschalten, so doch stark einzudämmen? Sie brauchen eine Informationskompetenz, Regeln, Richtlinien und Verhaltensweisen, die Ihnen helfen, Informationen zu selektieren und zu steuern. Damit sie nicht von ihnen überwältigt werden.

Um eine Lösung für unser Informationsproblem zu finden, reisen wir 500 Jahre zurück, ins Jahr 1513. Dort haben die Fürsten in Südwestdeutschland gerade mit der „Bundschuh-Bewegung“ zu kämpfen: Aufständische Bauern machen ihren Lehnsherren das Leben schwer, ihr Wahrzeichen ist der damals üblicherweise von den Bauern getragene Bundschuh. Sie planen Aufstände und konspirieren in verschiedenen Verschwörungszirkeln. Letztendlich scheitert die Bundschuh-Bewegung jedoch und wird 1517 niedergeschlagen. Was hat nun die Bundschuh-Bewegung mit ihrem iPhone zu tun?
So wie die Fürsten die Bundschuh-Bewegung abgewehrt haben, können wir die anbrandende Informationsflut abwehren. Als moderner Informationsarbeiter stehen Ihnen die unterschiedlichsten Informationskanäle oder „Waffen“ zur Verfügung: Radio, Fernsehen, Internet, Mobile Web, Social Web-Platformen (XING, LinkedIn, Fa-cebook, Twitter), Localization Based Services, Podcasts, VCasts, Zeitungen, Maga-zine, Telefon, SMS, Mail, Fax, Brief, RSS. Der technologische Fortschritt galoppiert voran und gebiert alle paar Jahre neue Spielarten an Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten.

Bereits hier, bei der Liste Ihrer Informationsquellen, müssen Sie bewusst steuern. Es gilt die „Buffet-Regel“: Man muss nicht alles essen, nur weil es dasteht. Beim Buffet sieht das nur gierig aus. Bei der Informationsaufnahme schadet ein solches Verhalten langfristig der Konzentrationsfähigkeit und dem Wohlbefinden. Daher be-deutet, „die Waffen zu wählen“ gleichzeitig, „Waffen wegzulassen“. Wir leben in einer informationellen Überflussgesellschaft und müssen uns beschränken. Das ist die (traurige) Wahrheit. Genauso wie jede Entscheidung nicht nur Vorteile, sondern auch Kosten verursacht, können wir nicht alle Informationsbälle in der Luft halten. Sonst verzetteln wir uns irgendwann und wissen nicht mehr, wo vorne und hinten ist.

Das leidige Multitasking ist hier ein gutes Beispiel. Multitasking ist der zum Scheitern verurteilte Versuch, mehrere (Informations-)Bälle in der Luft zu halten. Das kann nicht gutgehen, weil das menschliche Gehirn hierfür nicht gemacht ist. Auch wenn Hirnforscher in den letzten Jahren dem menschlichen Gehirn eine enorme Plastizität bescheinigen, gilt weiterhin die Regel: Nur eine Sache auf einmal. Darin sind wir stark: Nacheinander verschiedene Dinge abzuarbeiten. Nicht gleichzeitig. Versuchen wir das, scheitern wir mehr oder weniger großartig, verlieren Motivation, Produktivität und Konzentration.

Unsere „Konzentrationsbrücke“ bricht zusammen

Denn gerade Konzentration ist für unsere Informationsaufnahme von entscheidender Bedeutung. In Form der sogenannten Exekutivfunktion regelt das Bewusstsein, in welcher Dosis und auf welchem Kanal wir Informationen aufnehmen. Stellen Sie sich Ihre Exekutivfunktion als Brücke vor. Diese Brücke kann nur bestimmte Lasten tragen, sonst stürzt sie ein. Früher war das kein Problem; wir hatten noch nicht so viele Informationen um uns, die auf uns einstürmten. Heute, in Zeiten von Smartphone und Online-Shopping ist das völlig anders. Die Brücke bekommt immer mehr Risse. Wir verlieren unsere Konzentrationsfähigkeit bis hin zur „digitalen Demenz“: Wir öffnen ein Browserfenster und fragen uns im nächsten Moment: „Was wollte ich gerade machen? Vor einem Moment wusste ich es doch noch!“ Früher musste man dazu in den Keller gehen. Unten fragte man sich dann: „Was wollte ich nochmal hier unten?“ Auch eine Form des Fortschritts.

Statt den klugen Weg zu gehen und weniger Informationen über die Brücke zu lassen, gehen wir den kurzfristigen Weg: Wir verstärken die Brücke mit Balken und hoffen, dass es gutgeht. Immer öfter geht es nicht mehr gut. Und genau hier setzt ein effektives Informationsmanagement ein: Ich darf nicht mehr so viele Informationen über die Brücke lassen. Die Brücke bleibt heil und bekommt keine Risse, ich behalte meine Konzentrationsfähigkeit und bleibe langfristig motiviert und produktiv. Folgende Fragen helfen Ihnen, Ihre Informationsquellen zu strukturieren:

  • Welche Informationsquellen will / muss ich nutzen?
  • Wofür setze ich sie ein?
  • Wann? In welchen Intervallen?
  • Von welchen Informationsquellen kann ich mich als Erstes verabschieden?

Diese vier Fragen helfen Ihnen bei der Bestandsaufnahme Ihrer Informationslandschaft. Auch wenn es zunächst mühsam erscheint, ist eine solche Inventur in den allermeisten Fällen sinnvoll und notwendig. Vielleicht fragen Sie sich: „Wieso soll ich über den Zweck von E-Mail oder meiner Tageszeitung nachdenken?“ Doch genau darum geht es. Denken Sie ans Buffet. Die Zeiten sind leider vorbei, in denen wir informationell alles mitnehmen konnten, was geht. Immer mehr Lebensprozesse sind zwangsläufig einem Prozess der Bewusstwerdung unterworfen. Das gilt auch für unsere persönliche Informationsaufnahme und –verarbeitung.

Sie brauchen eine individuelle Lösung

Diese Bestandsaufnahme soll Ihr Informationsverhalten nicht 1:1 abbilden. Das kann es auch gar nicht. Es soll Ihren Blick schärfen und Ihnen klarmachen, warum Sie überhaupt wann auf welchen Kanälen Informationen aufnehmen und wo Sie eventuell Einschnitte machen können. Beispiel: Manchen Menschen ist ihre Tageszeitung äußerst wichtig. Sie wollen um keinen Preis der Welt darauf verzichten. Dafür haben sie vielleicht die Erfahrung gemacht, dass sie nur wenige private SMS bekommen oder senden. Andere surfen vielleicht mehrmals am Tag bei XING oder Facebook, ohne sich klarzumachen, was sie dort überhaupt wollen. Der eine Fall ist nicht besser oder schlechter als der andere. Sie sollen lediglich verdeutlichen: Jeder Mensch hat ein individuelles Informationsverhalten. Das ist wie bei Stress. Genau wie jeder Mensch unterschiedlich auf Stress reagiert, reagiert der Einzelne ebenso individuell auf Informationsangebote.

Was uns zur Frage bringt: Brauche ich überhaupt immer einen „Sinn“ oder eine Rechtfertigung bei meiner Informationsaufnahme? Kann ich nicht einfach nur surfen, chatten oder telefonieren, weil es Spaß macht? Natürlich. Die neuen technologischen Möglichkeiten sind durchaus faszinierend und entwickeln sich immer noch weiter. Verweigerung kann daher nicht die Lösung sein. Soviel ist klar. Aber wir sprechen ja hier auch nicht von Information als unbelastetem Vergnügen. Die Übung ist für diejenigen unter Ihnen gedacht, die tatsächlich im information overload zu ertrinken drohen und ihr Informationsverhalten entsprechend sondieren und reduzieren wollen. Dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

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Gilbert von Geist und Gegenwart
Gast

Danke, Herr Väth, für diesen wichtigen Beitrag. Ich habe den Luxus, seit kurzem in meinem eigenen Büro zu arbeiten, nachdem ich jahrelang im Großraumbüro (auch Top Employer wie Google setzen noch darauf) gearbeitet habe. Die Fähigkeit zur Konzentration hat schlagartig zugenommen, ich muss nicht mehr ständig über Kopfhörer Musik hören (die auch wieder irgend welche Dinge auslöst), um die anderen auszublenden. Insgesamt ist meine Arbeitsqualität enorm gestiegen und mir geht es besser dabei. Aber auch das bewusste selbst steuern des Info-Inputs hilft enorm. Mein Telefon klingelt nicht, es blinkt, E-Mail-Notifier sind deaktiviert, Fernseher abgeschafft, surfen minimiert auf gezieltes Wahrnehmen und… Weiterlesen »

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