Studie: Stress durch Mails und Infoflut – alles halb so wild?

So, endlich komme ich wieder einmal dazu, einen Blogpost zu schreiben. Die letzten Wochen waren so vollgepackt, dass dies leider hintanstehen musste. Doch nun frisch ans Werk…Kürzlich bin ich über eine Studie der AKAD-Hochschule Leipzig (PDF) gestolpert, die einige interessante Ergebnisse darstellt. Es geht um die Arbeitsbelastung durch E-Mail, Soziale Netzwerke und Instant Messenger in Unternehmen.

An der E-Mail-Studie beteiligten sich 2.068 Personen, an der Studie zu Social Media Und Messenger-Techniken 1.501 Personen. Man kann die Studie daher mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht repräsentativ nennen, aber Minzahlen sind das nun auch wieder nicht. Man kann ihnen durchaus eine gewisse Signalwirkung zuschreiben.

Überstunden sind Normalität

85 % der Befragten arbeiten mehr als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Durchschnittlich machen sie knapp sechs Überstunden pro Woche. Das ist natürlich eines der weniger überraschenden Ergebnisse. Das Überstunden-Syndrom ist hinlänglich bekannt und verstärkt sich immer mehr, nicht zuletzt durch die offensichtliche und unterschwellige Entgrenzung der Arbeit hinsichtlich Kommunikation, Arbeitszeiteinteilungen etc. Nimmt man die sechs Überstunden pro Woche als Grundlage und unterstellt bei aktuell (August 2013) 29.507.000 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten einen durchschnittlichen Jahresbruttolohn von knapp 29.000 EUR (Stand: 2012, entspricht bei 250 Arbeitstagen einem Stundenlohn von 14,50 EUR brutto), so schenkt jeder deutsche Beschäftigte seinem Arbeitgeber im Jahr ca. 4.350 EUR durch Überstunden. Macht für alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten insgesamt über 128 Milliarden Euro, die sie den Unternehmen schenken. Natürlich theoretisch und aufgrund einer kühnen Rechnung. Trotzdem finde ich den Gedanken interessant.

Meetings fressen Zeit, aber sind produktiv

Knapp 70 % der Befragten verbringen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit in Meetings. Das ist bei einer Fünf-Tage-Woche ein ganzer Tag. Der Wert nimmt mit der Unternehmensgröße zu. Das ist nicht weiter verwunderlich, da die Prozesse komplexer werden und man sich mit mehr Leuten abstimmen muss. Weitere 23 % verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Das wären dann schon zwei ganze Arbeitstage. Das eigentlich Erstaunliche an diesen Zahlen ist jedoch die Zufriedenheit der Befragten mit der Produktivität der Meetings: Knapp ein Drittel der Befragten gibt an, dass über 50 % der ToDos aus Meetings umgesetzt werden. 45 % geben sogar zu Protokoll, über 80 % – 100 % der ToDos würden umgesetzt. Das sind Traumquoten, gemessen am sonst hörbaren Gemecker über die Ineffizienz von Meetings. Insofern heißt es hier auch für die Trainer und Berater: Aufgemerkt! Meetings sind vielleicht gar nicht der große Produktivitätskiller, den wir oder die Presse oft genug ausschlachten. Dazu passt auch, dass 80 % der Teilnehmer schätzten, durch eine bessere Meeting-Organisation könnten nur bis zu 30 Minuten eingespart werden. Das wäre, verglichen mit der durchschnittlichen wöchentlichen Meeting-Zeit, lediglich eine Ersparnis von 8 %. Das scheint die Mühe nicht wert.

Ablenkungen werden als normal wahrgenommen

Über 80 % der Befragten gaben an, weniger als 20 % der Arbeitszeit sei „durch Ablenkung verlorene Zeit“. Egal, ob es um Störungen durch Kollegen, Wartezeiten, Suchzeiten digital oder im Büro geht: Die Studienteilnehmer verbuchten diese Störungen als normale Randerscheinungen eines modernen Arbeitslebens mit komplexen Prozessen, Abstimmungsnotwendigkeiten, intensiver Kommunikation etc. Dieses Ergebnis kann zweiterlei bedeuten: Entweder die Befürchtung stimmt nicht, Multitasking und Störungen im Arbeitsablauf belasteten den Menschen, förderten Konzentrationsschwierigkeiten oder Stress.Oder man hat sich bereits so an eine niedrige Produktivität und eine fehlende Konzentration gewöhnt, dass man sie nicht mehr als Störung wahrnimmt. Das wäre mal eine spannende Forschungsfrage.

Mails bearbeiten: bis zu zwei Stunden täglich

Die Befragten erhalten im Schnitt 36 Mails pro Tag. Zwei Drittel von ihnen verbringen bis zu zwei Stunden täglich mit der Bearbeitung von Mails. Das macht pro Woche über einen Arbeitstag. Zusammengenommen verbringen die Befragten zwei Tage in Meetings und mit E-Mails – 40 % ihrer Arbeitszeit (eine Fünf-Tage-Woche vorausgesetzt). Zwei Drittel lesen auch außerhalb ihrer Arbeitszeit E-Mails – obwohl sie angeben, weniger E-Mails lesen zu wollen. Andererseits ließen sich durch diese Maßnahme „viele Probleme auf die Schnelle lösen“. Man will eigentlich nicht, macht es aber doch, weil man sich einen Nutzen verspricht. Auch hier zeigt sich eine deutliche Entgrenzung, ein Übergriff der Arbeit ins Private hinein.

Was den Posteingang angeht, lieben es die Teilnehmer aufgeräumt: Ein Drittel hat keine ungelesenen Mails im Postfach. Ein weiteres Drittel weniger als 15 ungelesene Mails. Nur 30 % der Mails werden als störend angesehen; insgesamt wird die Produktivität der E-Mail als hoch eingestuft.

Über 60 % der Befragten schätzen E-Mails als „zeitsparend“ und „effizienzsteigernd“. Nur ein Drittel emfindet ihn als „belastend“ bzw. „störend“. Auch dieses Ergebnis kontrastiert mit dem überall hörbaren Gejammer über die Mailflut, die inzwischen ganze Mail-Ratgeber-Bücher hervorgebracht hat. Die Teilnehmer sehen differenziert den Wert von E-Mail in der Dokumentation von Vorgängen. Wenn es um Argumentation und Abstimmung geht, sollte zum Telefon oder Live-Gespräch gegriffen werden.

Instant Messenger haben (noch) keine große Bedeutung

56 % der Teilnehmer nutzen IM überhaupt nicht; weitere 20 % im beruflichen Kontext. Vom technischen System her dominieren klar Skype und Whatsapp. Das ist auch unter Datenschutzaspekten interessant, da sich sowohl Skype als auch Whatsapp in der Vergangenheit diesbezüglich nicht mit Ruhm bekleckert haben. Andere Programme spielen eine sehr untergeordnete Rolle. Auch bei IM kommt die Studie zum Schluss, dass „die Nutzer durchaus selbstbestimmt mit ihrer Arbeitsorganisation und den beeinflussenden Instrumenten umgehen“.

Social Networks: privat ja, beruflich weniger

40 % der Teilnehmer nutzen Social Media (XING, Facebook, Twitter etc.) überhaupt nicht. 40 % nutzen SoMe im beruflichen Umfeld, weitere 20 % ausschließlich privat. Damit ist SoMe zwar verbreiteter als Instant Messaging, aber noch längst nicht so auf dem Vormarsch, wie manche Evangelisten glauben machen wollen. Bislang gilt anscheinend: Business means mail, not facebook. Auch interessant: Über 60 % der SoMe-Nutzer verbringen nur bis zu 30 Minuten darin und: Sie tun es nicht während der Arbeitszeit. Selbst Business-Netzwerke wie XING oder LinkedIn finden somit ihren Platz eher im Abendprogramm nach Feierabend als innerhalb von Arbeitsabläufen tagsüber. Auch hier wird die Bedeutung von SoMe durch Meinungsführer und (selbständige) Dienstleister anscheinend überschätzt. Denn wer 1. nur eine halbe Stunde in SoMe verbringt und das 2. in seiner Freizeit, hat bestimmt keine Lust auf unbeholfene bis dreiste Akquiseversuche. Relationship sells, not loudness. Die Teilnehmer scheinen auch gar nicht zu erwarten, dass SoMe einen Beitrag zu ihrer Produktivität leistet: Der Aussage, dass SoMe die Effizienz der täglichen Arbeit steigere, stimmen nur 19 % zu. Insofern konstatieren 58 % der SoMe-Nutzer auch folgerichtig, dass SoMe eine höhere Arbeitsbelastung hervorrufen.

Fazit

E-Mail ist ein etabliertes und geschätztes Instrument in den Unternehmen, mit dem der überwiegende Teil der Befragten gut bis sehr gut zurechtkommt. Hier kann man einen produktiven und erwachsenen Umgang mit dem Medium erkennen – im Gegensatz zu manch alarmistischen Tönen in der Presse.

Instant Messenger sind noch in der Testphase und vor allem in großen Unternehmen zur Unterstützung von Telefon- und Videokonferenzen in Gebrauch. Eine Tenden zu mehr oder weniger Einsatz lässt sich momentan nicht ausmachen.

Soziale Netzwerke werden von einem nicht geringen Teil der Arbeitnehmer weiterhin gar nicht genutzt. Diejenigen, die es nutzen, tun es vor allem zu privaten Zwecken und in der Freizeit. Das gilt auch für Business-Netzwerke wie XING oder LinkedIn.

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Meryl Less
Gast

Sehr interessante Studie, aber leider sind nur 15 % der Teilnehmer unter 40 Jahre alt. Da kann man doch leider nicht von einer repräsentativen Studie für den Sozial Media sprechen. Bei den unter 40 jährigen dürfte das Ergegnis ganz ander ausfallen.

StefanS
Gast
StefanS

Man darf sich nicht selbst ausbeuten, weswegen man darauf achten sollte wie viel man „mehr“ arbeitet als vorgeschrieben. Natürlich zeugt dies von Ehrgeiz. Was bringt dies einem jedoch wenn man danach krank und kraftlos in den Feierabend geht. Mann muss sich selbst schützen, auch wenn die moderne/digitale Welt einem dies schwer macht. Geschieht dies nicht,ist man sowieso verloren. Es ist wichtig zu wissen, wo seine Fähigkeiten liegen und wie man sich einbringen kann. Wenn man seine produktive Leistung bringt, kann man abends auch mal abschalten und Energie für den neuen Tag sammeln. Dies ist wichtig. Ebenfalls sollte man seinen Arbeitstag… Weiterlesen »

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