Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Quadrat

Zugegeben: Im meinem Buch „Feierabend hab‘ ich, wenn ich tot bin“ hatte ich dem Eisenhower-Quadrat einen ziemlich begrenzten Nutzwert zugeschrieben:

„Die Eisenhower-Methode fragt nicht nach Dingen wie »Warum hat Schmidt nun schon zum dritten Mal seinen Projektstand nicht abgegeben?« oder »Gehört die Telefonkonferenz mit Berlin tatsächlich zu meinen Aufgaben?«. Fingerübungen wie die Eisenhower- Methode oder die allseits beliebte To-do-Liste haben den Charakter eines Feuerlöschers. Sie sind für eine punktuelle Entlastung bei Arbeitsspitzen durchaus sinnvoll. Als strukturgebende Instrumente mit Entlastungsfunktion, als die sie in Zeitmanagement-Seminaren verkauft werden, versagen solche Techniken schon deshalb, weil sie systemische und organisatorische Elemente ausblenden und sich auf den Einzelnen konzentrieren.“

Für den aktuellen Artikel möchte ich das Eisenhower-Quadrat etwas näher analysieren und herausarbeiten, unter welchen Voraussetzungen man es brauchen kann und wie man damit zu Lösungen kommt.

Unabhängig davon, wie man das Eisenhower-Quadrat einsetzen will, steht man bei seiner Verwendung vor drei Problemen:

  1. Fehlende Entscheidungskompetenz. Der Anwender des Eisenhower-Prinzips muss entscheiden können, in welches der vier Felder er die Aufgabe, die E-Mail, die Meeting-Anfrage etc. packt. Das ist nicht immer offensichtlich. Die Bewertung einer Aufgabe als wichtig oder dringend hängt oft von subjektiven Kriterien oder unvollständigen Informationen ab. Wenn ich aber nicht weiß, wie mein Umfeld eine Aufgabe oder ein Projekt einschätzt bzw. wenn ich unvollständige oder schlechte Informationen habe, wird die Entscheidung über „wichtig“ oder „dringlich“ zur Glückssache.
  2. Konfusion der Attribute. Oft wird „wichtig“ mit „dringend“ verwechselt. „Wichtigkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang Relevanz. Ist die Aufgabe, das Dokument relevant für mich, für die Aufgaben, die man von mir erwartet? Erst einmal unabhängig von der angeblichen Dringlichkeit? Klassisches Beispiel für diese Verwechslung sind angeblich dringende Meetings, die jedoch keine wichtigen (im Sinne von: relevanten) Dinge behandeln. So wird in einer Organisation nur unnötiger Druck erzeugt.
  3. Beschränkter Horizont. In der Bibel heißt es: „Meine Gedanken sind nicht eure Gedanken.“ Genauso könnte ein Eisenhower-Anwender sagen: Meine Einteilungen sind nicht deine Einteilungen. Was du als wichtig und dringlich betrachtest, ist es bei mir vielleicht noch lange nicht. Daher bedeutet Arbeit mit dem Eisenhower-Quadrat auch immer, nicht nur die Tätigkeit selbst auszuführen, sondern auch Zeit und Energie für die Kommunikation der Aufgabe hinaus aus dem eigenen Universum ins Universum des Kollegen bzw. Mitarbeiters hinein zu kalkulieren.

Beachtet man diese möglichen Probleme, kann man durchaus im Alltag mit dem Eisenhower-Quadrat arbeiten. Es empfehlen sich jedoch folgende Prinzipien:

  1. Bringen Sie ab und zu den Müll raus. Manche ToDo-Listen werden immer länger und unübersichtlicher.  Aufgaben rotten unter Umständen solange vor sich hin, bis sie sich von selbst erledigt haben. Spätestens dann sollte man die Liste guten Gewissens zusammenstreichen und den Papierkorb füllen.
  2. Formulieren Sie Kriterien. Wann ist etwas wirklich wichtig? Wann nicht? Wann ist etwas dringend? Wann nicht? Verlassen Sie sich hierbei nicht auf Ihr Gefühl, sondern formulieren Sie wenigstens einmal schriftliche Kriterien. Auch wenn das nicht erschöpfend sein kann, schärft es Ihren Blick für das Wesentliche.
  3. Sprechen Sie Zeit- und Ressourcenverschwendung an. Viele Unternehmen leiden darunter, dass nicht das Wichtige getan wird, sondern das angeblich Dringliche oder das Unwichtige. Das kann man nur kurieren, indem man solche Misstände anspricht und versucht, sich auf gemeinsame Wichtigkeiten zu einigen.
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